有沒有看過Hugh Grant 跟 Sandra Bullock 演過的 Two Weeks Notice
還是 Anne Hathaway 跟 Meryl Streep 演的 The Devil Wears Prada
想要做Executive Assistant 的人可以大概參考一下這兩部片, 可是也別那光鮮亮麗的電影給騙了! 畢竟電影總是要Happy Ending, 而且那些助理可都是女主角呢!
這個工作, 真的不是一般人能做的
容我來解說一下唄~
我在公司從一開始的小職員做起, 是個基本的行政助理. 結果運氣太好受到老闆的賞識, 慢慢的從一般行政助理做到業務助理.
業務助理主要是幫業務部處理一些業務部覺得麻煩而且不想做的事行政上的需求, 例如寫合約, 企劃案, 報價單等等. 聽起來不難, 可是要做的好, 你要學的不只是合約怎麼做, 企劃案怎麼寫, 而是要背起來業務部的所有流程.
就這樣一天一天的學, 看老闆怎麼談生意, 什麼時候該寄合約給客戶, 合約怎麼寫, 金額怎麼算. 學到後來, 業務助理將會是最了解業務部流程的一個重要角色. 業務員只負責談生意, 剩下公司後部的流程就全權給助理處理.
做了一段時間的我面臨到要選擇下一步的路了. 業務老闆極力希望我變業務, 總裁秘書希望我去幫忙做助理. 由於我們公司是科技業的, 要我這個電器殺手去賣科技產業的服務簡直是要我的命, 最後選擇了當總裁和業務總裁的助理.
這下, 就變成電影中所形容的角色拉!
反正老闆助理, 就是要幫老闆做牛做馬就對了. 而且當你很開心的拿到公司配的手機後, 麻煩你敲一下頭, 再仔細想想吧!
Anne Hathaway 和 Sandra Bullock 的角色都有相同的一點, 她們無時無刻都要受到老闆的控制, 連老闆出席晚會的領帶都要幫忙選, 不要以為這只是電影, 真實生活也是如此.
老闆將手機配給你 = 我就是要你無時無刻都上班, 並且我無時無刻都可以找到你! 這樣溝通比較方便
從早起床的第一件事情就是看手機, 看看在睡了一覺的時間中, 有多少工作已經寄到我的信箱了. 順便看看老闆今天的行程, 傳個訊息叫老闆起床開會.
到了辦公室後email 如排山倒海而來, 每天隨便都是200封email. 運氣差的時候, 到公司桌上椅子上還放了一疊老闆要你做的文件.
當老闆秘書需要具備好脾氣, 好耐心, 反應機靈, 動作快, 厚臉皮, 而且裡裡外外的人際關係都要處理的恰到好處! 每天上班都要當老闆和員工中間的潤滑劑, 老闆和客戶之間的溝通橋樑.
到公司後先把緊急的情況處理一下, 老闆臨時要改的行程, 要趕緊通知所有相關人士. 跟客戶改時間是家常便飯, 最好腦中要有幾套安撫客戶的說詞. 安撫客戶後還要繼續處理緊急合約問題. 老闆和客戶間合約談不攏, 來來回回, 別以為老闆時間拿麼多, 真的都可以快速改完合約, 寄回給客戶. 當然是助理在旁邊三催四請, 老闆才勉強看看, 手寫改完後, 我們再用在文件上, 最後用老闆的名字將合約寄給客戶. 沒錯, 你沒有聽錯, 我們大大方方的用老闆的名字, 老闆的email 寄信給客戶. 現在的科技, 什麼都不能信拉! 助理有權利用老闆的名字老闆的email回信給任何客戶. 每次我都要假裝老闆的語氣來回客戶的信, 腦汁都不知道用掉多少!
等到處理完急件, 有時間喘口氣喝口茶時, 沒錯, 老闆要喝茶了. 快快去幫老闆倒茶(或咖啡, 或果汁)~
休息過後, 趕緊把簡單快速的email 處理掉, 像是某某某要約啥時跟老闆1到老闆5 開會. 這時候就要用超好用的Microsoft Outlook, 把老闆1-5的calendar 通通叫出來, 比比看那個時間大家都有空, 而且還要算各國時間 Time and Date 這個網頁是秘書必備的小工具!
Next!! 公司出差同事的行程機加酒都得助理一人包辦. 為了幫公司省錢, 也只好所有網頁都比價看看, 單程或來回的價錢也得比比看才不會賠錢. 這個時候跟同事的關係就要搞好, 人家所要求的跟公司所能付的都要有點顧到唷!
在做這些的途中, 隨時隨地都會有同事走來我們身旁, 威脅加利誘我們安排個什麼時間好讓他們可以跟老闆談個10 分鐘的話. 忙完以上的事情, 大概才早上10 點吧... 早上3個小時7-10的時間可是非常寶貴呢, 很多事情可以在公司還沒開始忙的時候辦好.
接下來, 才要開始忙了唷!! 我打累了, 大家請等趴兔吧!
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